Nowy samochód na abonament to coraz powszechniejszy wybór wśród przedsiębiorców. Wynajem długoterminowy zapewnia wiele korzyści, których próżno szukać w przypadku zakupu samochodu czy leasingu. Jak rozliczyć najem na firmę? Wyjaśniamy, jak księgować koszty związane z opłatą czynszu oraz eksploatacją wynajmowanego samochodu.
Umowa najmu na firmę
Po zmianie przepisów w 2019 roku, dotyczących rozliczenia samochodu firmowego, długoterminowy wynajem auta stał się opłacalną alternatywą dla leasingu operacyjnego. Wcześniej, gdy obowiązywała tzw. kilometrówka, czyli rozliczenie za każdy przejechany kilometr, leasing był de facto uprzywilejowanym sposobem korzystania z samochodu. Od stycznia 2019 roku ewidencjonowanie przebiegu pojazdu dla celów PIT nie jest konieczne, a wydatki rozliczane są na dwa sposoby – w pełni lub częściowo (użytek firmowo-prywatny).
Wynajem samochodu na firmę przynosi wiele korzyści. Jedną z nich jest możliwość powierzenia obsługi floty zewnętrznej firmie. To strona dostarczająca samochody na wynajem zajmuje się rejestracją samochodu, ubezpieczeniem go, serwisem czy przeglądami gwarancyjnymi. Dzięki temu przedsiębiorca wynajmujący samochód może skupić się na własnych zadaniach. Po zakończeniu umowy pojazd zwracany jest do firmy wynajmującej samochody, więc nie trzeba wykupować go na własność. Można za to zdecydować się na nowy, jeszcze lepiej dopasowany do profilu firmy samochód.
Wydatki związane z wynajmem
Głównym wydatkiem związanym z najmem samochodu firmowego na podstawie umowy wynajmu jest miesięczny czynsz. Jest to kwota stała, dlatego uwzględnienie obciążenia w kosztach jest dla przedsiębiorcy bardzo łatwe. Warto też pamiętać o opłacie startowej, którą również można ująć w kosztach. Zgodnie z art. 23. ust. 1. pkt 47a ustawy o PIT wprowadzonej w styczniu 2019 roku limit kwotowy dla wszystkich sposobów korzystania z samochodu firmowego wynosi 150 tys. zł (auta z silnikiem spalinowym) i 225 tys. zł (auta elektryczne). Co jednak ważniejsze, dotyczy to każdej umowy z osobna. Oznacza to, że decydując się na nowy samochód na abonament z umową na 12 miesięcy, każdego roku obowiązywać będzie nowy limit wydatków. W przypadku długotrwałego leasingu lub nabycia nowego samochodu za gotówkę limit 150 tys. zł obowiązuje przez cały okres użytkowania samochodu, czyli nawet przez kilkanaście lat.
Warto też pamiętać, że maksymalne odliczenie czynszu jest możliwe tylko w przypadku samochodów o wartości do 150 tys. zł (225 tys. zł dla samochodu elektrycznego). Jeśli wartość auta wynosi więcej, odliczenie odbywa się proporcjonalnie, np. wynajmując auto o wartości 300 tys. zł można odliczyć 50% miesięcznego czynszu. Wartość samochodu wskazana jest w umowie najmu. Dotyczy to najmu długoterminowego, czyli tego trwającego dłużej niż 6 miesięcy. W przypadku najmu krótkoterminowego wartość samochodu określana jest na podstawie kalkulacji przyjętych dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 5d ustawy o PIT).
Odliczeniu podlegają oczywiście także inne wydatki związane z użytkowaniem samochodu na abonament. W kosztach można ująć m.in. paliwo, płyny eksploatacyjne, parkingi, przejazdy autostradą czy ewentualne koszty napraw. Nie trzeba natomiast wliczać cen serwisów i okresowych przeglądów, gdyż te leżą w gestii firmy użyczającej samochód. Dodatkowe opcje, takie jak opony całoroczne, wyższy pakiet kilometrów czy ubezpieczenie OC i AC wliczone są w cenę najmu, więc proces księgowania kosztów nie ulega zmianie.
Rozliczenie kosztów
Metoda rozliczenia wynajmu samochodu w firmie zależy głównie od sposobu użytkowania samochodu. Jeśli pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej, możliwe jest odliczenie 100% podatku VAT oraz ujęciu w kosztach 100% wydatków na cele eksploatacyjne. Warto jednak pamiętać, że wówczas konieczne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu, tak jak w dawnej kilometrówce dla celów VAT. Pełne odliczenie kosztów wymaga również zgłoszenia pojazdu w Urzędzie Skarbowym formularzem VAT-26. Dany samochód musi być objęty regulaminem użytkowania, który zabrania m.in. podwożenia osób niezwiązanych z przedsiębiorstwem (z wyjątkiem klientów), dojazdu autem firmowym do pracy czy przewożenia rzeczy nienależących do firmy. To bardzo restrykcyjne wymogi.
Znacznie mniej rygorystyczne zasady dotyczą częściowego odliczenia kosztów. Jeśli wynajmowany samochód firmowy użytkowany jest również prywatnie, przedsiębiorca może odliczyć 50% podatku VAT od wydatków związanych z autem oraz ująć w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) 75% wartości netto i nieodliczonego podatku VAT, czyli 50%. Samochód na firmę w użytku mieszanym nie wymaga prowadzenia tzw. kilometrówki, zgłaszania formularza VAT-26 do US, ani tworzenia szczegółowego regulaminu korzystania z samochodu.
Rozliczanie kosztów wynajmu samochodu w internetowych serwisach księgowości odbywa się zazwyczaj intuicyjnie. Wystarczy wprowadzić pojazd do systemu, a następnie dodawać faktury (z VAT lub bez VAT) według podanych wskazówek. Aby określić charakter wydatku, należy wybrać odpowiednią sygnaturę lub zakładkę, np. dzierżawa/wynajem samochodu. Tym polem oznaczony jest wydatek z tytułu miesięcznego czynszu.
Samochód na abonament w firmie – czy warto?
Nowy sposób rozliczania samochodu w firmie ujednolicił zasady dla wszystkich form użytkowania: zakupu za gotówkę, kredytu, leasingu oraz wynajmu długoterminowego. Biorąc jednak pod uwagę możliwość odliczenia pełnej kwoty limitu dla każdej umowy z osobna, roczny najem na firmę może dawać większe korzyści. Dużą zmianą jest jednak przede wszystkim koniec uprzywilejowania leasingu operacyjnego. Do końca 2018 roku pojazdy w leasingu można było ujmować w kosztach bez ograniczenia do 20 tys. euro. Takiej możliwości odliczenia kosztów od przychodu podatkowego nie było w przypadku zakupu za gotówkę czy wynajmu. Dodatkowo leasing nie był ograniczony kilometrówką, więc odliczenie kosztów eksploatacji samochodu było w wielu scenariuszach korzystniejsze. Po zmianie przepisów wynajem długoterminowy stał się dobrą alternatywą, co ma odbicie w wyborach przedsiębiorców.
Analizując korzyści z wynajmu samochodu, warto uwzględnić także dużą wygodę tej formy korzystania z samochodu w działalności gospodarczej. Po zakończeniu umowy najmu samochodu w abonamencie nie trzeba odsprzedawać ani wykupować. Można więc bezproblemowo zwrócić pojazd i wynająć nowy, pochodzący prosto z salonu, objęty gwarancją producenta. Przez to, że spłacana jest de facto jedynie kwota utraty wartości, a nie całkowita wartość samochodu, miesięczne raty wynajmu są znacznie niższe niż te w leasingu. To dodatkowa zaleta, która w ciągu roku może przynieść nawet kilkanaście tysięcy złotych oszczędności.
