Rozliczenie kosztów paliwa wymaga skrupulatności i finansowego porządku. Kryteria odliczania kosztów użytkowania samochodu od podatków bywają zagmatwane i mogą utrudniać szacowanie comiesięcznych opłat. Wiele zależy od sposobu użytkowania samochodu w przedsiębiorstwie. O charakterze auta w firmie może decydować nawet tak błaha rzecz, jak fakt dojazdu nim do pracy.
Scenariuszy korzystania z samochodu jest wiele, dlatego warto znać podstawę rozliczeń. Wynika ona z przepisów określonych w art. 23 ust. 1 pkt 46 oraz pkt 46a ustawy PIT, które określają wysokość odliczeń względem podatku dochodowego oraz odliczenia podatku VAT, znajdującego się w ustawie o VAT - art. 86a pkt 1. Znaczenie ma nie tylko to, czy auto jest wykorzystywane wyłącznie w firmie, czy również na użytek prywatny, ale także status prawny samochodu. Inaczej rozliczane jest auto prywatne wykorzystywane w firmie, a inaczej auto leasingowane, wynajęte na firmę czy włączone do ewidencji środków trwałych działalności gospodarczej.
100 procent odliczenia dla aut użytkowanych wyłącznie w firmie
Na odliczenie pełnego podatku VAT za paliwo i koszty związane z eksploatacją samochodu może pozwolić sobie przedsiębiorca będący czynnym płatnikiem VAT. Warunkiem jest jednak to, że pojazd wykorzystywany jest wyłącznie do celów firmowych. Dodatkowo podatnik musi złożyć w urzędzie skarbowym druk VAT-26, który jasno określa sposób użytkowania samochodu w firmie i zobowiązuje do dokumentowania przejazdów. Prowadzenie tzw. kilometrówki dla celów podatku VAT jest niezbędne, podobnie jak skonstruowanie regulaminu użytkowania pojazdu.
Pełne odliczenie podatku VAT za samochód firmowy objęte jest jednak szeregiem restrykcji. Już dojazdy autem do pracy czy przewożenie nim osób niezwiązanych z firmą (z wyjątkiem klientów) uznawane są przez urząd skarbowy za użytek firmowo-prywatny. Problematyczne może być również rozliczenie wyjazdów niezwiązanych z podstawową działalnością firmy czy delegowanie samochodów pracownikom. Kontrole urzędowe w tym zakresie są rzadkie, jednak w razie wypadku czy otrzymania mandatu mogą stanowić podstawę do nałożenia kary. 100% VAT i 100% kosztów można odliczyć od samochodów spełniających definicję samochodów ciężarowych, posiadających adnotację VAT-1 i VAT-2. Dla takich samochodów nie ma konieczności prowadzenia kilometrówki.
75 procent odliczenia – prostszy sposób rozliczenia samochodu w firmie
Znacznie większą elastyczność daje odliczenie 75 proc. kosztów w użytku firmowo-prywatnym. W tym scenariuszu w dalszym ciągu samochód musi być w ewidencji środków trwałych firmy, jednakże może być również używany do innych celów, np. dojazdów do pracy, zakupów czy weekendowych wyjazdów. To forma rozliczenia popularna zwłaszcza w małych firmach i jednoosobowych działalnościach, nie dysponujących szeroką flotą aut.
Choć odliczeniu podlega tylko 50 proc. podatku VAT, drugą połowę tej kwoty można doliczyć do kosztów faktury netto. Dzięki zakwalifikowaniu 50 proc. nieodliczonego podatku VAT do kosztów, 75 procentowe odliczenie od podatku dochodowego jest wyższe. Jednocześnie w tym systemie nie jest konieczne prowadzenie szczegółowej ewidencji pojazdu do celów VAT ani wdrażanie regulaminu użytkowania auta, co znacznie upraszcza rozliczanie kosztów paliwa.
20 procent odliczenia za prywatny samochód przedsiębiorcy w firmie
W przypadku auta prywatnego użytkowanego w firmie rozliczenie jest mniej korzystne. Po nowelizacji ustawy o PIT z 01.01.2019 roku nie obowiązuje rozliczenie kilometrowe, co oznacza, że przedsiębiorca może odliczyć tylko 20 proc. wartości wydatku, bez względu na liczbę przejechanych kilometrów. Koszty paliwa, przeglądów, części samochodowych, myjni czy ubezpieczeń mogą być ujęte w deklaracji VAT, gdzie odliczana jest połowa podatku. Druga połowa powiększa kwotę netto faktury, na podstawie której obliczane są następnie 20 procentowe koszty. Wydatki eksploatacyjne ujmowane są w KPiR. Podobnie jak w przypadku odliczenia 75 proc. kosztów, przedsiębiorca może korzystać z samochodu zarówno w działalności, jak i prywatnie. Różnicą wpływającą na wysokość podatku dochodowego jest to, że samochód nie figuruje w środkach trwałych firmy. Rozliczenie kosztów paliwa przez pracownika w związku z użytkowaniem własnego samochodu do wykonywania obowiązków służbowych możliwe jest dwóch wariantach; przy jazdach zamiejscowych (w celu odbycia podróży służbowej) poprzez tzw. kilometrówkę oraz przy jazdach lokalnych w formie ryczałtu. Zarówno kilometrówka, jak i ryczałt w jazdach lokalnych (wyliczony przy zastosowaniu ustawowych stawek) stanowi w 100% koszt podatkowy przedsiębiorcy (art. 23 ust. 1 pkt 36 ustawy PIT).
Zmiany w sposobie fakturowania opłat
Od stycznia 2022 roku dostępna jest e-faktura, znacznie przyspieszająca rozliczenie faktur VAT. Dzięki wykorzystaniu Krajowego Systemu e-Faktur można skrócić czas zwrotu z faktur z 60 do 40 dni. Jednocześnie przedsiębiorca zyskuje wygodny system przechowywania i archiwizacji faktur, zdejmujący obowiązek przechowywania faktur przez 10 lat. Ujednolicona faktura elektroniczna jest przy okazji czytelniejsza i ułatwia odnajdywanie poszczególnych pozycji, co może przyspieszyć księgowanie czy kontrolę dokumentów. W 2022 roku korzystanie z e-faktur jest dobrowolne, jednak już od 2023 roku planowane jest wprowadzenie powszechnego fakturowania elektronicznego. Polska jest czwartym krajem Unii Europejskiej, który wprowadza taki system. Wcześniej e-faktury pojawiły się we Włoszech, Hiszpanii i Portugalii.
